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经理人
员工“瞎忙”的8大原因(1)

  许多企业往往有这样的怪现象出现,每个人都很忙,每个部门都忙不过来,但就是整体效率低下。这是为什么?本章告诉你原因,并提出破解办法。

  流程有待完善

  流程是企业日常运营基础的基础。一个企业的效率低下,首先应检查企业的流程是否合理,是否简洁和高效,能否有改进的地方,改进的可能性有多大。

  检查流程,应首先检查流程系统本身。组成企业的流程系统绝不是简单的业务链条,而是复杂的、封闭的循环系统,就像人体的血液循环系统,包括总系统、各支系 统、各细支系统,以及末梢系统。因此,检查企业流程是否出问题,首先应检查企业流程的循环系统:总链条系统是否畅通,各支链条系统是否畅通,各细支链条是 否畅通,甚至流程的上各神经末梢系统是否畅通;总系统、支系统、细支系统、末梢系统是否闭合;所有的系统连接起来是否形成闭合回路;有没有断裂、梗阻、栓 塞的地方,有没有冗余和不够的地方,是否需要添加新的系统。其次,检查流程循环系统还应该检查流程是否格式化、模板化,是否流向稳定,即检查方向的正确性 和稳定性,是否回流、乱流,流量是否合理稳定,每一管道上设计的流量是否合理,实际流动中是否达标、超标和不达标。

  流程检查还应包括检查流 程上流动的内容,流程流的是什么呢?近年来许多企业都在设计流程、再造流程,都在进行流程优化工作,那么流程上究竟流的是什么内容呢?其实流程流的内容很 简单,概括起来有四方面的内容:一是物流:企业日常业务运营生产所涉及的物理性的东西和管理工作所涉及的所有的物理内容都要在流程上流动;二是信息流:企 业的业务生产所带来的内外左右的信息都要通过流程传递,同时企业管理信息的上传下达都要在流程上传递,上传的是企业方方面面的信息,下达的是各级的命令; 三是现金流:企业最低的逻辑目的就是赢利,企业的一切活动的最基本诉求是赢利,每一活动都伴随着资金的流动,所以流程上流的最基本的元素就是钱,每时每刻 流程上流动的最简单的符号就是钱;四是文化流:流程上流的是企业的个性和特色,是企业的文化,企业之所以能够在竞争激烈的市场上,被顾客识别出来,关键是 企业的流程上流动着与众不同的基因,流动着企业的形象代言人—员工的行为的方式方法,流动着企业基本的价值趋向和理念。

  破解办法:优化流程。检查和改进流程,检查流程首先应参照原有的流程设计检查:是否真的按原来的流程设计构建了全部流程系统;其次根据实际情况更新和完善流程,使流程能够与时俱进,最大限度地促进企业工作效率的提升;最后,检查流程上流动的内容是否正确合理地流动。

  制度支持度不力

  检查完流程后,再检查制度。如果流程没有什么问题,那么就检查:管理制度是否有利于促进流程的实施,制度是否真的支持流程、支持流程上流动的内容,制度是否 健全和完善。也许有很好的流程系统,但是业务管理制度、服务管理制度和业务管理制度不支持流程系统,或制度之间相互制肘和矛盾,或漏洞百出。是否所有的流 程都有制度做保证,或制度的制定有没有充分尊重人文情怀:制度过于严格了,重罚等于不罚,大家变着法子钻制度的漏洞,甚至集体对抗制度;制度过于宽松,约 束力又不够。制度是用来约束人的,过严的制度和过于宽松的制度均不利于流程系统的正常实施。如果说,流程是水的话,那么制度就是流水的管线,如果管子不严 密,管子粗细搭配不合理,或管子根本没有对接起来,那么将直接影响系统流水。此外,还应关注流程上流的内容是否正确,内容是否乱流?

  破解办法:如果是制度出了问题,那么应根据企业实际需要,制定严格细致的新制度,哪里有流程,哪里就有制度做保证和支持,尤其在流程与流程的对接处,制度本身更应该系统和完善。总之,企业应使无人不受制度的约束、无事不受制度的保障、无时不有制度的影子。

  监管不到位

  虽然企业有很好的流程,也有很好的全面管理制度,但是没有人监管,或监管不力,或监管不到位,或监管越位,或监管手段落后,或监管人员的素质有问 题,或组织内部的政治架构复杂,这些都会大大降低整个组织系统的运营效率。流程和制度都是固化的,而监管是灵活的。监管又必须按原则办事,如果监管者不能 按原则办事,办事不公,会极大地降低人们对流程和制度的忠诚。监管者素质低下,根本不懂得如何监管,不知道监管什么,怎么监管,那么势必会造成监管无力。 监管无力会导致企业不知道大家都在忙什么,忙得是否有必要,是否是真正在忙。同样,监管过于严格和僵化,不知道原则与灵活相结合,固守过时的落后的管理制 度,那么将极大限制人们的积极性和创造,甚至,人们为了迎合监管,去忙些不必要的事情,劳而无功。身处高位的人如果没有被监管的意识,会超越监管,那么监 管力量将大大削弱,大家忙些监管以外的事情,甚至领导带头忙超越流程和制度的事情,这样会使企业更忙而无序。

  破解办法:加强监管,选用优秀的监管者,领导自觉接受监管。

  技术手段不匹配

  大家都很忙,都喊累,但整体效率不高的第四个原因是管理手段问题,正常情况下,管理手段出问题主要指管理手段落后。管理手段落后会极大限制企业的管理效率, 具体体现在生产设备的效率落后。先进的生产设备自然工作效率高,尤其在制造业最明显。先进的设备不仅效率高而且工作质量也有保证。同样是电脑,286 486的运行速度和工作品质有天壤之别;更重要的是,设备太落后,会影响到人的情绪,人的情绪相互传染,进而影响到多人的工作积极性。同样是传输信息,人 类走过了人工传递、动物传递、烽火传递、机械传递、电子传递的进化过程,现在的互联网的信息传递速度是惊人的。在企业组织里,同样是信息传递,宽带和拨号 上网的速度有成倍的差别;同样是宽带,不同的带宽也决定着信息的传输速率,企业内部局域网络应用得好,也会极大地提高工作效率。

  另外,技术手段太超前,也会限制企业内部的工作效率,此时,由于企业的环境不支持设备的运作,设备的正常工作能量不能发挥,而且,先进设备在与其他流程环节对接时, 提高了工作成本,降低了工作效率。任何生产技术设备都要放置在客观的物理环境之中,都需要客观环境的配套才能发挥作用。管理技术手段不仅要与企业的实际环 境相适应,还应与企业的外部环境相适应。企业内部的局部工作效率高,但与之对接的外部环境的工作效率低,大家也只能处在无休止的等待之中,例如,你的服务 客户是一家工作效率极低的企业,尽管你的企业内部的工作人员很努力,但你无法掌控与你对接的外部环境,所以你的工作效率也就慢下来。

 

 

  破解办法:更新设备,提升管理技术手段,从而提升管理效率。提升的标准就是使其与企业的内部环境相适应,并尽量与外部环境相对接

 

 

 

 

 

 

 

作者:腾驹达猎头董事长景素奇

来源:《中外管理》杂志

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